Toute équipe finance peut dire ce que l'organisation a dépensé en actifs. Peu peuvent dire, avec certitude, ce que l'organisation possède actuellement — où cela se trouve, dans quel état, et si cela devrait encore figurer aux livres. Cet écart était autrefois une nuisance de back-office. Il devient un enjeu de gouvernance au niveau du conseil d'administration.
La question que les conseils commencent à poser
Alors que les budgets d'investissement se resserrent et que la surveillance du reporting ESG s'intensifie, conseils d'administration et comités d'audit posent une question plus précise qu'auparavant : non plus seulement « qu'avons-nous dépensé », mais « qu'avons-nous réellement, et cela travaille-t-il aussi dur que le bilan le suppose ». La plupart des fonctions finance ne peuvent répondre à cette question à partir du seul registre d'immobilisations — le registre reflète ce que la comptabilité a enregistré, pas ce qu'un audit physique révélerait.
Cette distinction compte plus qu'avant. Les auditeurs appliquent une surveillance accrue aux hypothèses de dépréciation et de durée de vie utile. Les cadres ESG attendent de plus en plus des organisations qu'elles démontrent l'utilisation et la gestion du cycle de vie des actifs, pas seulement la comptabilité carbone. Et les comités CapEx approuvant des demandes d'investissement à neuf ou dix chiffres travaillent, dans de nombreuses organisations, à partir d'évaluations de l'état des actifs vieilles de plusieurs années.
Pourquoi c'est resté invisible si longtemps
Les écarts de visibilité des actifs sont faciles à ignorer car ils causent rarement un échec spectaculaire unique. Ils en causent plutôt mille petits : du CapEx approuvé pour un équipement qui existe déjà sur un autre site ; des décisions de cession prises sans connaître l'état réel d'un actif ; des tableaux d'amortissement qui ne correspondent plus à la réalité physique. Aucun ne déclenche individuellement un constat d'audit. Collectivement, ils représentent un angle mort de gouvernance de plus en plus difficile à justifier à mesure que les exigences de données augmentent dans les fonctions finance, risque et ESG.
Ce qui change la donne
Trois forces convergent pour faire de la visibilité des actifs une priorité stratégique plutôt qu'une réflexion opérationnelle après coup : une discipline capitalistique qui se resserre, rendant plus coûteuses les mauvaises décisions CapEx ; des cadres ESG et réglementaires qui attendent des preuves au niveau de l'actif, pas des estimations agrégées ; et le coût décroissant des technologies de tagging et de suivi (RFID, QR, code-barres) nécessaires pour combler l'écart, qui a rendu un programme complet de visibilité des actifs réalisable en mois plutôt qu'en années.
Les organisations qui avancent en premier sur ce sujet ne le font pas à cause d'un incident isolé. Elles le font parce que le coût de ne pas savoir est discrètement devenu plus élevé que le coût de le découvrir.